امکانات نرم‌افزار جامع اتوماسیون اداری و مدیریت سازمانی خوارزمی

سامانه اتوماسیون اداری آنلاین خوارزمی، راهکاری یکپارچه تحت وب برای مدیریت مکاتبات، گردش کارهای سازمانی، درخواست‌ها، کاربران و امور مالی است که با فراهم‌کردن پنل‌های اختصاصی و دسترسی مبتنی بر سطح مجوز، به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند فرایندهای اداری خود را ساده‌تر، منظم‌تر و متمرکزتر مدیریت کنند ، وقتی در حال طراحی سامانه اتوماسیون اداری تحت وب بودیم یکی از افکار ما نام این نرم افزار بود که در آخر به یاد پدر جبر و الگوریتم نام آن را خوارزمی گذاشتیم تا گریزی به پدر علم الگوریتم ایران زده باشیم و محصول خود را بهتر معرفی کرده باشیم ، این نرم افزار قابل توسعه ، باز طراحی و شخصی سازی برای سازمان شما است و از پشتیبانی نیز برخوردار است.

مشخصات فنی و فناوری‌های مورد استفاده در سامانه خوارزمی

سامانه اتوماسیون اداری خوارزمی با استفاده از فریم‌ورک قدرتمند Laravel نسخه 13 و زبان برنامه‌نویسی PHP نسخه 8.3 به بالا توسعه یافته است. معماری نرم‌افزار به‌گونه‌ای طراحی شده که بخش‌های مختلف آن به‌صورت ماژولار فعالیت کنند و امکان توسعه و اضافه‌کردن قابلیت‌های اختصاصی سازمان‌ها وجود داشته باشد.

در بخش رابط کاربری، از React نسخه 19 و TypeScript استفاده شده است. همچنین ارتباط میان بک‌اند و فرانت‌اند با استفاده از Inertia.js نسخه 3 انجام می‌شود. طراحی رابط کاربری نیز با بهره‌گیری از Tailwind CSS نسخه 4 پیاده‌سازی شده و ابزار Vite نسخه 8 برای فرایند ساخت و مدیریت فایل‌های frontend مورد استفاده قرار گرفته است.

مهم‌ترین ویژگی‌های فنی سامانه

• معماری نرم‌افزار: توسعه ماژولار مبتنی بر Laravel و ساختار MVC.
• زبان‌های برنامه‌نویسی: PHP، JavaScript و TypeScript.
• فریم‌ورک رابط کاربری: React 19 و Inertia.js.
• پایگاه داده: استفاده از ساختار مدیریت داده Laravel و ORM اختصاصی آن (Eloquent) با قابلیت پیکربندی اتصال به SQLite، MySQL و PostgreSQL.
• احراز هویت: استفاده از Laravel Fortify، احراز هویت دومرحله‌ای و پشتیبانی از Passkeys مبتنی بر WebAuthn.
• امنیت و دسترسی: سیستم نقش‌ها و مجوزهای اختصاصی، محدودسازی درخواست‌ها، مدیریت نشست‌های کاربران و ثبت تاریخچه عملیات.
• مدیریت فایل‌ها: ذخیره‌سازی و مدیریت اسناد و رسانه‌ها با قابلیت پیکربندی فضای ذخیره‌سازی محلی و S3.
• تولید اسناد: ایجاد خروجی PDF رسمی نامه‌ها با استفاده از مرورگر Google Chrome.
• پرداخت آنلاین: زیرساخت اتصال به درگاه پرداخت زرین‌پال و ثبت تراکنش‌ها (قابل توسعه برای سایر بانک ها).
• سرویس پیامکی: پیاده‌سازی سرویس ارسال پیامک از طریق IPPanel (قابل اتصال به سایر شرکت‌های ارسال پیامک).
• پردازش و کش: پشتیبانی از صف پردازش و سیستم Cache با قابلیت استفاده از پایگاه داده یا Redis.
• رندر سمت سرور: پیش‌بینی قابلیت Server-Side Rendering (SSR) برای بهبود نحوه ارائه صفحات وب.

ترکیب این فناوری‌ها، زیرساختی قابل توسعه برای مدیریت یکپارچه فرایندهای اداری و سازمانی فراهم می‌کند و امکان سفارشی‌سازی و افزودن ماژول‌های جدید متناسب با نیاز شرکت‌ها و سازمان‌ها را به وجود می‌آورد ، استفاده از کش Redis در کنار رابط های کاربری React 19 و Inertia.js باعث شده تا سیستم در بخش فرانت عملکردی پرسرعت داشته باشد که تجربه کاربری بهتر را رقم بزند و در عین حال همه چیز مرتب و استاندارد در کنار هم وجود داشته باشد.

1. سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت نامه‌ها

سیستم اتوماسیون اداری خوارزمی با هدف مدیریت یکپارچه مکاتبات سازمانی طراحی شده است. کاربران می‌توانند نامه‌های اداری را ایجاد و ویرایش کنند، پیش‌نویس‌ها را مدیریت نمایند، نامه‌ها را برای بررسی یا اقدام به کاربران دیگر ارجاع دهند و مراحل ثبت، شماره‌گذاری و امضای نامه را پیگیری کنند.

• ایجاد، ویرایش و مدیریت نامه‌های اداری
• مدیریت نامه‌های پیش‌نویس و وضعیت‌های مختلف نامه
• ارجاع نامه به کاربران و واحدهای سازمانی
• شماره‌گذاری نامه‌ها با کنترل سطح دسترسی
• مدیریت امضا و اطلاعات امضاکننده
• بارگذاری و مدیریت پیوست‌های نامه
• مشاهده سوابق و اطلاعات مرتبط با نامه
• مدیریت نامه‌های باطل‌شده و عملیات مرتبط با آن‌ها براساس مجوزها
• تولید خروجی PDF رسمی و پیش‌نمایش نامه

2. سیستم گردش کار و مدیریت فرایندهای سازمانی

موتور گردش کار سامانه امکان تعریف و مدیریت فرایندهای چندمرحله‌ای را فراهم می‌کند. با استفاده از این بخش، سازمان می‌تواند فرایندهایی مانند درخواست خدمات، بررسی درخواست، تأیید اطلاعات و ارجاع کار بین مسئولان را در قالب مراحل مشخص مدیریت کند.

• تعریف و مدیریت گردش‌های کاری
• تعریف مراحل و فیلدهای هر مرحله
• ثبت درخواست براساس گردش کارهای در دسترس
• مدیریت وضعیت و مرحله فعلی درخواست
• ثبت اقدامات و توضیحات مربوط به درخواست
• مدیریت فایل‌ها و پیوست‌های درخواست
• مشاهده تاریخچه و مراحل طی‌شده
• کنترل دسترسی به ایجاد، مشاهده و مدیریت درخواست‌ها
• امکان اتصال فرایند پرداخت به درخواست‌های گردش کار

3. مدیریت مالی، فاکتورها و بدهی‌ها

بخش مالی سامانه برای مدیریت اطلاعات مالی عملیاتی، فاکتورها، پرداخت‌ها، بدهی‌ها و اشتراک‌ها طراحی شده است. این بخش امکان نگهداری و پیگیری اطلاعات مالی کاربران و اعضا را در کنار سایر فرایندهای سامانه فراهم می‌کند.

• داشبورد مالی
• ایجاد، مشاهده و ویرایش فاکتورها
• ثبت وضعیت پرداخت فاکتور
• آغاز پرداخت آنلاین فاکتور
• مدیریت اطلاعات بدهی‌ها و پیوست‌های مرتبط
• مدیریت طرح‌های شارژ یا اشتراک
• نگهداری اطلاعات پرداخت‌ها و تراکنش‌ها
• نمایش اطلاعات مالی متناسب با سطح دسترسی کاربر

این بخش بر مدیریت فاکتورها و پرداخت‌ها تمرکز دارد و نباید بدون توسعه و بررسی جداگانه، به‌عنوان نرم‌افزار حسابداری کامل شامل دفتر کل و صورت‌های مالی استاندارد معرفی شود.

4. مدیریت کاربران، نقش‌ها و سطح دسترسی

هسته مدیریت دسترسی سامانه امکان تعریف نقش‌ها و تخصیص مجوزهای مختلف به کاربران را فراهم می‌کند. دسترسی به بخش‌های مختلف مانند اتوماسیون اداری، امور مالی، گردش کار، مدیریت محتوا و تنظیمات سامانه می‌تواند براساس نقش و مجوزهای تعریف‌شده کنترل شود.

• ایجاد و مدیریت حساب‌های کاربری
• ویرایش اطلاعات کاربران
• تعریف نقش‌ها و ارتباط آن‌ها با مجوزها
• تخصیص مجوزهای اختصاصی به کاربران
• کنترل دسترسی به عملیات ایجاد، مشاهده، ویرایش و حذف
• مدیریت فیلدهای سفارشی اطلاعات کاربران
• مدیریت دسترسی به بخش‌های مدیریتی و عملیاتی
• نمایش منوها و امکانات متناسب با مجوزهای کاربر

5. پروفایل کاربران و امنیت حساب

هر کاربر می‌تواند از بخش پروفایل به اطلاعات حساب و امکانات مرتبط با آن دسترسی داشته باشد. سامانه همچنین دارای زیرساخت احراز هویت پیامکی و فرایندهای مرتبط با تغییر و بازیابی رمز عبور است.

• مشاهده و ویرایش اطلاعات پروفایل
• مدیریت تصویر پروفایل
• مدیریت تصویر امضای کاربر در بخش‌های مربوطه
• تغییر رمز عبور
• درخواست و تأیید کد پیامکی برای عملیات امنیتی پشتیبانی‌شده
• مدیریت نشست‌ها و اطلاعات مرتبط با ورود
• کنترل تعداد درخواست‌های احراز هویت در بازه‌های زمانی مشخص

6. پنل اختصاصی شرکت‌ها و اعضا

سامانه دارای پنل‌های اختصاصی برای شرکت‌ها و اعضا است تا کاربران بتوانند در محدوده دسترسی خود، اطلاعات شرکت، محصولات و درخواست‌های مرتبط را مدیریت کنند. این قابلیت امکان ارائه خدمات آنلاین به اعضا و شرکت‌های ثبت‌شده را فراهم می‌کند.

• داشبورد اختصاصی شرکت‌ها و اعضا
• ایجاد و ویرایش اطلاعات شرکت
• مدیریت تصاویر و گالری شرکت
• ایجاد، ویرایش و مدیریت محصولات
• مدیریت تصاویر محصولات
• مشاهده درخواست‌های ثبت‌شده برای محصولات
• دسترسی به اطلاعات مالی و فاکتورهای مجاز
• دسترسی به گردش کارها براساس مجوزهای کاربر

7. مدیریت پرونده‌ها و اسناد

در ساختار پروژه، مدل‌هایی برای پرونده، اسناد پرونده و مراحل پرونده وجود دارد. این ساختار می‌تواند مبنای مدیریت اطلاعات پرونده‌ای و ارتباط آن با مراحل کاری باشد؛ بااین‌حال، امکانات یک پنل مستقل مدیریت پرونده باید براساس نسخه فعال و صفحات اجرایی آن بررسی شود.

8. مدیریت وبلاگ، اخبار و محتوای سایت

سامانه دارای بخش مدیریت محتوا برای ایجاد و انتشار اخبار، مقالات و مطالب سایت است. مدیران و کاربران دارای مجوز می‌توانند محتوا را ایجاد یا ویرایش کنند و انتشار آن را براساس سطح دسترسی مدیریت نمایند.

• ایجاد و ویرایش محتوا
• مدیریت پیش‌نویس‌ها و وضعیت انتشار
• انتشار یا لغو انتشار محتوا براساس مجوز
• مدیریت دسته‌بندی مطالب
• مشاهده صفحات عمومی اخبار و مقالات
• مدیریت محتوای منتشرشده در سایت
• کنترل دسترسی نویسندگان و مدیران محتوا

9. مدیریت رسانه و فایل‌ها

بخش مدیریت رسانه برای نگهداری و مدیریت تصاویر و فایل‌های مورد استفاده در سایت، شرکت‌ها، محصولات و محتوا در نظر گرفته شده است. این بخش امکان مدیریت اطلاعات رسانه و کنترل برخی عملیات مرتبط با فایل‌ها را فراهم می‌کند.

• بارگذاری تصاویر و رسانه‌ها
• مشاهده فهرست رسانه‌های ثبت‌شده
• ویرایش عنوان و متن جایگزین تصویر
• مدیریت آدرس فایل‌های رسانه‌ای
• کنترل دسترسی به رسانه‌های شخصی یا عمومی براساس مجوز
• بررسی استفاده از رسانه در محتوا پیش از حذف
• ذخیره‌سازی فایل‌ها در ساختار پوشه‌بندی‌شده

10. درگاه‌های پرداخت و پرداخت آنلاین

سامانه دارای زیرساخت مدیریت درگاه‌های پرداخت و اتصال پرداخت به فاکتورها و برخی درخواست‌های گردش کار است. در ساختار پروژه، پیاده‌سازی درگاه زرین‌پال وجود دارد و تنظیمات درگاه از پنل مدیریتی قابل مدیریت است.

• مدیریت تنظیمات درگاه پرداخت
• تعریف و ویرایش اطلاعات درگاه
• شروع فرایند پرداخت فاکتور
• اتصال پرداخت به درخواست‌های گردش کار
• دریافت نتیجه پرداخت از مسیر بازگشت درگاه
• ثبت اطلاعات پرداخت و تراکنش در ساختار مالی سامانه

فعال‌سازی پرداخت آنلاین به تنظیم صحیح اطلاعات پذیرنده، تنظیمات سرور و آزمون فرایند پرداخت و بازگشت از درگاه نیاز دارد. پشتیبانی از هر درگاه اضافی نیز باید جداگانه بررسی شود.

11. سیستم پیامک و اعلان‌ها

سیستم پیامک برای احراز هویت، بازیابی رمز عبور و سایر کاربردهای پشتیبانی‌شده در سامانه استفاده می‌شود. همچنین بخش تنظیمات پیامک و گزارش‌های مرتبط، امکان مدیریت سرویس و بررسی وضعیت ارسال‌ها را فراهم می‌کند.

• ارسال کد پیامکی برای ورود و احراز هویت
• ارسال کد بازیابی رمز عبور
• ارسال کد برای عملیات امنیتی پشتیبانی‌شده
• مدیریت تنظیمات سرویس پیامک
• ارسال پیامک آزمایشی از پنل مدیریت
• مشاهده گزارش‌ها و سوابق ارسال پیامک
• مدیریت اعلان‌های داخلی سامانه
• محدودسازی تعداد درخواست‌های پیامکی برای کاهش سوءاستفاده

12. تنظیمات عمومی سامانه

بخش تنظیمات برای مدیریت گزینه‌های عمومی و تنظیمات اختصاصی ماژول‌های سامانه طراحی شده است. این ساختار امکان می‌دهد برخی تنظیمات عملیاتی از طریق پنل مدیریت انجام شوند و نیاز به تغییر مستقیم کد برای هر تنظیم کاهش یابد.

• تنظیمات عمومی سامانه
• تنظیمات اتوماسیون اداری
• تنظیمات قالب و خروجی PDF
• تنظیمات پیامک
• تنظیمات درگاه‌های پرداخت
• مدیریت تنظیمات صفحه اصلی و اسلایدرها
• مدیریت منوهای سایت
• تنظیمات فرم ثبت‌نام و فیلدهای کاربران
• تنظیمات SEO و تغییر مسیر صفحات
• تنظیمات CAPTCHA در بخش‌های مربوطه

13. امنیت و کنترل درخواست‌ها

امنیت سامانه براساس چند سازوکار پیاده‌سازی شده است؛ از جمله احراز هویت، کنترل مجوزها، محدودیت درخواست‌ها، مدیریت نشست‌ها و کنترل دسترسی به فایل‌ها. این قابلیت‌ها به مدیریت دسترسی کاربران و کاهش برخی انواع سوءاستفاده کمک می‌کنند.

• محافظت از مسیرهای نیازمند ورود
• کنترل مجوزها در بخش‌های مدیریتی و عملیاتی
• محدودیت نرخ درخواست در مسیرهای حساس
• مدیریت چالش‌های احراز هویت پیامکی
• کنترل دسترسی به فایل‌های خصوصی
• پاک‌سازی HTML در مسیرهای پشتیبانی‌شده
• مدیریت نشست‌ها و فرایندهای مرتبط با رمز عبور

سطح امنیت نهایی به تنظیمات سرور، نحوه نگهداری اطلاعات حساس، پیکربندی HTTPS و بررسی امنیتی نسخه نصب‌شده وابسته است و باید پیش از بهره‌برداری عملیاتی ارزیابی شود.

14. تاریخچه تغییرات و گزارش عملیات

سامانه دارای زیرساخت ثبت رویدادها و تاریخچه تغییرات است. این بخش برای پیگیری عملیات مهم، بررسی تغییرات اطلاعات و مشخص شدن کاربر انجام‌دهنده عملیات کاربرد دارد.

• ثبت نوع عملیات و رکورد مرتبط
• ثبت اطلاعات کاربر انجام‌دهنده عملیات
• نگهداری مقادیر قبلی و جدید در رویدادهای پشتیبانی‌شده
• ثبت برخی اطلاعات تکمیلی مانند IP و مرورگر
• جستجو و فیلتر تاریخچه براساس معیارهای موجود
• مشاهده سوابق تغییرات در پنل مدیریت

15. مدیریت سئو و صفحات عمومی سایت

سامانه علاوه بر پنل‌های داخلی، امکاناتی برای مدیریت صفحات عمومی سایت و معرفی شرکت‌ها و محصولات دارد. تنظیمات سئو و تغییر مسیرها نیز برای مدیریت بهتر ساختار صفحات در نظر گرفته شده‌اند.

• صفحه اصلی سایت
• فهرست شرکت‌ها و صفحات اختصاصی شرکت‌ها
• فهرست محصولات و صفحات اختصاصی محصولات
• دسته‌بندی شرکت‌ها و محصولات
• صفحات عمومی اخبار و مقالات
• مدیریت تنظیمات SEO
• مدیریت تغییر مسیر آدرس صفحات
• مسیرهای sitemap.xml و robots.txt

16. فرم‌های پویا و ثبت درخواست

زیرساخت فرم‌های پویا امکان تعریف فرم‌ها، فیلدها، گزینه‌های فیلدهای انتخابی و ثبت پاسخ‌ها را فراهم می‌کند. این قابلیت برای دریافت اطلاعات و درخواست‌های کاربران قابل استفاده است و در مواردی که فرایند چندمرحله‌ای موردنیاز باشد، می‌تواند در کنار موتور گردش کار قرار گیرد.

• تعریف فرم و فیلدهای آن
• مدیریت گزینه‌های فیلدهای انتخابی
• نمایش فرم‌های در دسترس
• ثبت پاسخ کاربران
• کنترل مجوز ایجاد درخواست

17. توسعه‌پذیری و امکانات تکمیلی

ساختار ماژولار سامانه، سرویس‌های جداگانه برای بخش‌هایی مانند گردش کار، پرداخت، مدیریت مالی، اعلان‌ها، رسانه و تاریخچه تغییرات را در بر می‌گیرد. این ساختار زمینه توسعه قابلیت‌های جدید و هماهنگ‌سازی سامانه با فرایندهای اختصاصی سازمان را فراهم می‌کند.

قابلیت‌هایی مانند ویرایشگر آنلاین نامه با تجربه‌ای نزدیک به Word و تکمیل برخی فرایندهای اختصاصی باید براساس نسخه نهایی نصب‌شده بررسی شوند و تنها پس از تکمیل و آزمون می‌توان آن‌ها را به‌عنوان امکانات آماده بهره‌برداری معرفی کرد.

جمع‌بندی

نرم‌افزار خوارزمی یک سامانه تحت وب چندبخشی است که مدیریت مکاتبات اداری، گردش کار، امور مالی عملیاتی، کاربران و مجوزها، پنل شرکت‌ها و اعضا، مدیریت محتوا، رسانه، پرداخت آنلاین و زیرساخت‌های امنیتی را در کنار یکدیگر قرار می‌دهد.

این سامانه می‌تواند برای سازمان‌ها و کسب‌وکارهایی که به مدیریت یکپارچه بخشی از فرایندهای اداری و خدمات آنلاین خود نیاز دارند، مبنایی برای استقرار و توسعه یک راهکار سازمانی باشد. امکانات فعال، وابستگی‌های فنی و قابلیت‌های قابل تحویل باید پیش از عرضه تجاری براساس نسخه نهایی و محیط عملیاتی مشخص شوند.